電話をする際には、社会人としてのマナーも要求されます。電話が苦手である理由の一つに、電話で失敗した事が原因として挙げられます。社会に出ることで、人間関係が苦手という認識があるにもかかわらず、電話を使った仕事は克服しないといけません。その具体的な方法についてお教えします。
電話苦手の克服方法とは？
電話恐怖症の人が特に新社会人に多いです。また、これから就職や転職する人にとっても、直接会社に電話をする機会もあります。電話を緊張しないで出るには、まずは肩の力を抜き、リラックスする事からはじめましょう。ご存知の通り、会社では電話は様々なシーンで必要です。最近はメールやLINEによるコミュニケーションツールもありますが、自分の感情を伝えたり、緊急性のある要件には電話の方が優れています。メールが発達した事により、かえって電話で話す事を敬遠してしまい、電話が怖いと感じてしまう心理が働いている可能性もあります。
そこで、電話の苦手意識の発生メカニズムを紐解きながら、当事者である自分を想定してブラッシュアップしながら具体的な対策をたてて、電話での実際のコミュニケーション効果を求めていく必要があります。
電話が苦手な人は、TPOに応じて言葉の使い方を意識しましょう。噂、雑談、商談、どのレベルの話をする必要が、その時にあるのか、という仕事の事情によっても違ってきます。
ですので、それらの苦手意識を克服する経験をもとに、電話を得意にするために参考になる実際の方法を提案していきます。
電話の相手と話すに当たって、克服する3つの方法とは？
電話により人間関係のバランスやら仕事の進捗を図ることは、ビジネスシーンでも、もちろん珍しくありません。電話による苦手意識を克服することによって、人生を豊かにするだけではなく、仕事のストレスも減り、人間関係もより豊かになると考えます。やはり、正面から対策を着実にたて、実行することに尽きるのではと思いますので、個々の問題について、3つの解決方法を提案していきます。
1、どのような要件を伝えるのか
2、その要件については相手に理解をどのようにもとめるのか
3、そして、相手のためにどのような言葉を選ぶことが必要なのか
以上の３点を考慮して、苦手意識から具体的な対策を明らかにして克服方法を提案していきます。
1、どのような要件を伝えるのか
コミュニケーションのやり取りで生じる具体的な事情が、当事者間でどのようにあるのか、と言うことを整理する必要があります。自分では、仕事を意識するときには、電話がどのような役割を担うかと云う点を明確にしたうえで、相手に電話をするうえで、要件を優先順位ごとに簡単にメモしておきます。
それによっては、当事者間でムダとモレの問題が解消するので、より緊密なコミュニケーションを電話によって行うことが可能になります。
2、その要件については相手に理解をどのようにもとめるのか
まず挨拶です。どのような気を利かせるかどうかは、相手によりますが、当初、基本は、「お世話になります」「恐れ入ります」「今よろしいでしょうか」などと言ったコメントを伝えます。
さて、本題ですが、コミュニケーションの相手が、問題解決によって、どのように関わりあいがあるかを確認しておく必要があります。相手の立場をよく尊重して、電話によるコミュニケーションの制約のなかで、どのような段階で何を図ることができるか、情報を共有することが大切です。
仕事では、声を聴いて声を話すことで、進捗しつつある状況を相手の意思を尊重しながら、お互いの意思表示と当事者間の合理的な都合を簡潔に話し合うことが出来ます。
3、そして、相手のためにどのような言葉を選ぶことが必要なのか
3については、言葉のニュアンスです。異性であっても同性であっても、失礼のないユニセックスな対応を意識することがよりスマートな対応です。電話であっても言葉は、決定的な命綱でもあります。言葉それ自身は、柔らかさ、しなやかさ、そして、優先順位に基づいた強度、何らも、大切です。
それらは、時と場合によって、選ぶことが何より重要でもあると考えます。これらは、裏を返せば、自分とともに相手を尊重しつつある、感情のコントロールを行う必要性が不可欠です。
これらは、自分なりの気持ちでもあるとともに、必要と場合に応じてわきまえられている、自分なりの瞬間にある言葉が、電話の苦手意識の克服をしていくきっかけになります。
電話も発信と受信では微妙に注意点が違う
さて、電話は自分から発信と相手から電話がかかってくる受信があります。発信する側は、より相手に明確に自分の言いたいことを伝えなければなりません。その為、電話をする前に自分でメモを取り要点をまとめたものを相手に電話すると伝わりやすいです。
逆に受信では、相手の言いたいことを理解しなければなりません。この際もメモをそばに置き、要点を記載します。そして相手の言っている事にずれや間違いが無いか、聞いたことを確認する事も良いです。
コミュニケーツールにメールを使う事はありか？
さてコミュニケーションにおいて電話が万能な訳ではありません。時としてメールを使う事も重要です。最初にメールで詳細を送り、電話で補足する事も必要となります。相手が打ち合わせ中だったり、電車や車に乗っている時などはメールを送る方が得策です。相手が落ち着いた時にメールを確認して、補足や大事なポイントを電話で説明すればコミュニケーションがスムーズにいきます。
まとめ
電話では自分自身と向き合う必要があります。コミュニケーションに不安を感じている人は、できる限り、場数を増やして、コミュニケーションの苦手意識を克服していきます。苦手意識を克服できれば、仕事での電話の役割も理解できます。電話での連絡は、ビジネスシーンでは、情報のやり取りの確認やら、必要に応じた情報伝達、依頼対応による伝言、問題解消を目的とした相談依頼、必要に応じたアポイントメント等がありえます。
電話の苦手意識克服で自分の自信にも繋がります。社会人になったら必ず乗り越えなければならない壁であると認識して電話の苦手を克服しましょう。
