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電話の苦手を克服する3つの方法!緊張しないコツも紹介

電話

電話を使ったコミュニケーションは、ビジネスシーンにおいて欠かせない要素の一つです。

しかし、中には電話を使うことに苦手意識を持つ人も少なくありません。

特に新社会人や就職・転職活動中の方々にとって、電話によるコミュニケーションは大きなハードルとなることも。

そこで、この記事では電話苦手意識の克服方法に焦点を当て、リラックスした状態で電話に応対できるようになるための具体的なアドバイスを提供します。

電話苦手意識は、メールやチャットなどの書面によるコミュニケーションツールの普及によって、さらに顕著になっている現象かもしれません。

しかし、電話には独自の利点があり、特に緊急性が高い内容や、相手の反応を即座に感じ取りたい場合には欠かせないツールです。

この記事では、電話でのコミュニケーションをスムーズに行うための心構えから、具体的な対処法、さらには電話対応の練習方法に至るまで、電話苦手意識を克服するための様々な方法を探求します。

電話が苦手な方でも、適切な準備と心構え、実践を積むことで確実に改善できることをお伝えします。

電話を通じて相手とのコミュニケーションを円滑に行い、ビジネスシーンでのパフォーマンス向上に繋げることが目標です。

電話苦手意識の克服に向けて、一緒にステップアップしていきましょう。

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電話苦手の克服方法とは?

電話恐怖症の人が特に新社会人に多いです。

また、これから就職や転職する人にとっても、直接会社に電話をする機会もあります。

電話を緊張しないで出るには、まずは肩の力を抜き、リラックスする事からはじめましょう。

ご存知の通り、会社では電話は様々なシーンで必要です。

最近はメールやLINEによるコミュニケーションツールもありますが、自分の感情を伝えたり、緊急性のある要件には電話の方が優れています。

メールが発達した事により、かえって電話で話す事を敬遠してしまい、電話が怖いと感じてしまう心理が働いている可能性もあります。

そこで、電話の苦手意識の発生メカニズムを紐解きながら、当事者である自分を想定してブラッシュアップしながら具体的な対策をたてて、電話での実際のコミュニケーション効果を求めていく必要があります。

電話が苦手な人は、TPOに応じて言葉の使い方を意識しましょう。

噂、雑談、商談、どのレベルの話をする必要が、その時にあるのか、という仕事の事情によっても違ってきます。

ですので、それらの苦手意識を克服する経験をもとに、電話を得意にするために参考になる実際の方法を提案していきます。

電話の相手と話すに当たって、克服する3つの方法とは?

電話により人間関係のバランスやら仕事の進捗を図ることは、ビジネスシーンでも、もちろん珍しくありません。

電話による苦手意識を克服することによって、人生を豊かにするだけではなく、仕事のストレスも減り、人間関係もより豊かになると考えます。

やはり、正面から対策を着実にたて、実行することに尽きるのではと思いますので、個々の問題について、3つの解決方法を提案していきます。

1、どのような要件を伝えるのか

2、その要件については相手に理解をどのようにもとめるのか

3、そして、相手のためにどのような言葉を選ぶことが必要なのか

以上の3点を考慮して、苦手意識から具体的な対策を明らかにして克服方法を提案していきます。

1、どのような要件を伝えるのか

コミュニケーションのやり取りで生じる具体的な事情が、当事者間でどのようにあるのか、と言うことを整理する必要があります。自分では、仕事を意識するときには、電話がどのような役割を担うかと云う点を明確にしたうえで、相手に電話をするうえで、要件を優先順位ごとに簡単にメモしておきます。

それによっては、当事者間でムダとモレの問題が解消するので、より緊密なコミュニケーションを電話によって行うことが可能になります。

2、その要件については相手に理解をどのようにもとめるのか

まず挨拶です。どのような気を利かせるかどうかは、相手によりますが、当初、基本は、「お世話になります」「恐れ入ります」「今よろしいでしょうか」などと言ったコメントを伝えます。

さて、本題ですが、コミュニケーションの相手が、問題解決によって、どのように関わりあいがあるかを確認しておく必要があります。相手の立場をよく尊重して、電話によるコミュニケーションの制約のなかで、どのような段階で何を図ることができるか、情報を共有することが大切です。

仕事では、声を聴いて声を話すことで、進捗しつつある状況を相手の意思を尊重しながら、お互いの意思表示と当事者間の合理的な都合を簡潔に話し合うことが出来ます。

3、そして、相手のためにどのような言葉を選ぶことが必要なのか

3については、言葉のニュアンスです。異性であっても同性であっても、失礼のないユニセックスな対応を意識することがよりスマートな対応です。電話であっても言葉は、決定的な命綱でもあります。言葉それ自身は、柔らかさ、しなやかさ、そして、優先順位に基づいた強度、何らも、大切です。

それらは、時と場合によって、選ぶことが何より重要でもあると考えます。これらは、裏を返せば、自分とともに相手を尊重しつつある、感情のコントロールを行う必要性が不可欠です。

これらは、自分なりの気持ちでもあるとともに、必要と場合に応じてわきまえられている、自分なりの瞬間にある言葉が、電話の苦手意識の克服をしていくきっかけになります。

電話も発信と受信では微妙に注意点が違う

さて、電話は自分から発信と相手から電話がかかってくる受信があります。

発信する側は、より相手に明確に自分の言いたいことを伝えなければなりません。

その為、電話をする前に自分でメモを取り要点をまとめたものを相手に電話すると伝わりやすいです。

逆に受信では、相手の言いたいことを理解しなければなりません。

この際もメモをそばに置き、要点を記載します。

そして相手の言っている事にずれや間違いが無いか、聞いたことを確認する事も良いです。

コミュニケーツールにメールを使う事はありか?

さてコミュニケーションにおいて電話が万能な訳ではありません。

時としてメールを使う事も重要です。

最初にメールで詳細を送り、電話で補足する事も必要となります。

相手が打ち合わせ中だったり、電車や車に乗っている時などはメールを送る方が得策です。

相手が落ち着いた時にメールを確認して、補足や大事なポイントを電話で説明すればコミュニケーションがスムーズにいきます。

電話対応で緊張しないコツは?

電話対応で緊張しないためには、いくつかのコツを押さえておくことが重要です。ここでは、電話対応時の緊張を和らげるための具体的な方法を紹介します。

1. 準備を整える

電話をかける前や受ける前に、必要な情報や資料を準備しておくことが大切です。また、電話をかける際の目的や、伝えたいことを簡潔にまとめておくことで、話が逸れることなくスムーズに対応できます。準備が整っているという安心感が緊張を和らげます。

2. 深呼吸をする

電話に出る直前に、深呼吸を数回行うことで、心身ともにリラックスすることができます。緊張すると呼吸が浅くなりがちですが、意識的に深呼吸をすることで落ち着きを取り戻すことができます。

3. 笑顔を意識する

電話対応では相手に顔は見えませんが、笑顔で話すと声のトーンが明るくなり、ポジティブな印象を相手に与えることができます。また、笑顔は自分自身の気持ちもポジティブにするため、緊張感を和らげる効果があります。

4. 練習を重ねる

電話対応に慣れるまでは、実際に友人や家族と電話練習をするのも一つの方法です。また、電話対応のロールプレイングをすることで、様々なシチュエーションに対応する自信がつきます。練習を重ねることで、緊張せずに対応できるようになります。

5. ミスを恐れない

電話対応中に言葉に詰まったり、ミスをしたりすることがあっても、それを過度に恐れる必要はありません。誰でもミスはありますし、大切なのはその後の対応です。ミスをした場合は、冷静に謝罪し、必要な対応を取るようにしましょう。

6. フィードバックを受け入れる

電話対応後は、自己評価を行ったり、周囲からのフィードバックを受け入れることで、次回の改善点を見つけ出しましょう。フィードバックをポジティブに捉え、成長の機会として活用することが大切です。

電話対応で緊張するのは自然なことですが、上記のコツを活用して、落ち着いて対応できるようになりましょう。緊張を乗り越え、自信を持って電話対応ができるようになれば、ビジネスシーンでのコミュニケーション能力も格段に向上します。

電話対応でテンパるあなたへ:冷静さを取り戻すアドバイス

電話対応は、ビジネスシーンにおいて欠かせないコミュニケーションスキルの一つです。

しかし、予期せぬ質問が飛んできたり、要求が複雑だったりすると、心がテンパってしまうことも少なくありません。

こうした状況で冷静さを失わずに対応するためのアドバイスをご紹介します。

1. 事前の準備を怠らない

  • 情報の整理: 電話で問い合わせられる可能性のある情報は事前に整理し、すぐに答えられるようにしておきましょう。
  • スクリプトの準備: よくある質問に対する回答をスクリプトとして準備しておくと、スムーズに対応できます。

2. 冷静を保つためのテクニック

  • 深呼吸をする: 電話を受ける前や、緊張を感じたときは深呼吸をして心を落ち着けましょう。
  • ポジティブな姿勢を保つ: 笑顔を意識すると声のトーンが明るくなり、ポジティブな印象を与えることができます。

3. 分からないことは正直に伝える

  • 確認を取る: 分からないことがあれば、その場で適当な回答をするのではなく、「確認しますので少々お待ちください」と伝えることが重要です。
  • 後で折り返す: 即答が難しい場合は、後で折り返すことを伝え、正確な情報を提供するようにしましょう。

4. メモを取る習慣をつける

  • 要点を記録する: 通話中に重要なポイントをメモすることで、情報の見落としを防げます。
  • 後のフォローアップに役立てる: メモを取ることで、後で情報を整理しやすくなり、必要なフォローアップがスムーズに行えます。

5. 定期的なトレーニング

  • ロールプレイング: 同僚や友人とロールプレイングを行うことで、実際の電話対応に近い練習ができます。
  • フィードバックを活用: 練習後はフィードバックをもらい、改善点を見つけて対応力を高めましょう。

 

電話対応でテンパってしまうことは、誰にでも起こり得ることです。

大切なのは、そうした状況を乗り越えるための準備と対策をしっかりと行うことです。

上記のアドバイスを参考に、冷静かつプロフェッショナルな電話対応を目指しましょう。

まとめ

電話対応で緊張や不安を感じることは一般的ですが、適切な準備と心構えで克服することが可能です。

事前に情報を整理し、よくある質問への回答を準備することで、スムーズな対応が期待できます。

また、緊張を和らげるためには、深呼吸をする、笑顔を意識する、分からないことは正直に伝えて確認を取るなどのテクニックが有効です。

通話中には要点をメモする習慣をつけ、必要な情報を見落とさないようにしましょう。

さらに、ロールプレイングやフィードバックを活用することで、電話対応のスキルを向上させることができます。

これらの対策を積極的に実践することで、電話対応における緊張や不安を減らし、自信を持って対応できるようになるでしょう。

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ABOUT ME
サトシ
私は40代のサラリーマンで、節約と資産形成が得意です。日々の生活の中で節約を行い、その節約金を資産形成に活用してきました。つみたてNISAやiDeCoを活用し、少額から始めた投資が今では大きな資産となりました。このブログでは、私が実践してきた節約術や資産形成の方法を初心者の方にもわかりやすく発信しています。一緒に節約と資産形成のスキルを身につけ、豊かな未来を手に入れましょう。