成長すると仕事量も増える
日々舞い込んでくる仕事は やってもやっても新たに増えていきます。自分の経験値があがれば楽になるかと思いきや、今度は後輩の指導であったり、信用されるがために色々と頼まれごとも増えていきますので、この業務量増加を上回るスキル向上や工夫がないと残業というしわ寄せに行き着いてしまいます。
企業によってはノー残業を推進している場合もあり、時間内に終わらせるプレッシャーもなかなかです。そこで、仕事の時間短縮をするコツをお教えします。
パソコン作業が多い方へ、ショートカットのすすめ
オフィスでパソコン作業が多い方へは、まずショートカットの鬼になることが第一歩です。文書を作成するにも、改めて自分の作業を見てみると定型化できる部分があったり何度も同じ動きを繰り返しているものです。
妙に長い会社名であったり、挨拶文であったり、専門用語であったり、これらは漢字変換の要領で一文字か二文字入力すれば一発変換できるよう単語登録しておきます。ちょっとしたことですが積み重なると結構な時間節約になるのです。
ショートカットについて勉強している方は明らかに作業スピードが異なります。苦手意識をお持ちの方もいるかと思いますが、スマホの電話帳を見るのが億劫だからと電話番号を手で控えたり記憶したりするのと同じくらい損をしているとすれば、一度勉強してみる価値があります。ctl+cのコピーなど基本中の基本はもちろん、ネットや本でエクセルの小技、ショートカットなど取り上げた記事を見てみて下さい。似たようなことで、デスクトップのタスクバーにはよく使うファイルをピン留めしておきましょう。どこにあったか探したりする時間は無駄です。最初にもありましたが、業務の中で何度も開いたり参照するデータ、動作は必ずあります。
また、オフィス用品の便利グッズとしても広告されていますが、多機能マウスはイチオシです。最低限だと左右のクリック箇所、よくてルーラーが付いているくらいですが、マウスの表面を余すところなくボタン化してあり、それぞれにショートカットを割り当てます。ページ送りや印刷などもワンクリックです。
うまくかわす
全てに対応できればいいのですが、やはり人には時間という限界があります。ショートカットできて空いた時間に、別の仕事を頼まれたら元も子もありません。積極的な姿勢は職場で必要ですが、必ずあなたが、今、しなくては行けないことなのか自分の中で瞬時に考えましょう。
速く仕上げたから余裕があるように見えますが、本来業務におわれて忙しいはずです。頼み事をしてくる同僚や上司も、ストレートに断ればムッとするでしょうが、今 〇〇の業務があるので、その後でもよろしければ、と即答で引き受ける前に一旦相手に問いかけましょう。ショートカットと同じく少しの差ですが、その差を作っていけるかが時間節約できるかの境目です。
